EVENTOS CORPORATIVOS, “O que fazer e o que evitar III" - Múcio Morais

Quer dar uma virada de qualidade em seus eventos? Então preste atenção neste artigo, faça uma auto avaliação, avalie sua equipe, seus processos e tome decisões no sentido da melhoria da qualidade. Muitas decisões envolvem emoção, hierarquia, velhos paradigmas, crenças de interesse próprio, apegos e outras questões, mas se buscamos eficácia, este caminho precisa ser trilhado ou o investimento das empresas em "eventos" continuarão a ser desperdiçados. 

Transitando há anos por eventos corporativos dos mais diversos portes e motivos, acabei colecionando uma série de aprendizados que acredito, podem ser úteis para meus clientes, juntei as informações contidas aqui e em outros artigos, como:

CONTRATANTO UM PALESTRANTE MOTIVACIONAL

CONTRATANTO UM PALESTRANTE TÉCNICO

COMO CRIAR INTERESSE NO SEU EVENTO

ONDE ESTÁ O VERDADEIRO SUCESSO DE UM EVENTO

PASSO A PASSO PARA FAZER UM EVENTO QUASE PERFEITO

OS CINCO ATOS QUE DESTROEM UM EVENTO, ANTES DE COMEÇAR!

E OUTROS.

Antes de tudo é preciso determinar o “Objetivo” central do evento, obviamente podemos ter motes periféricos, mas todos devem convergir ao centro. Os eventos internos tem como clientes os funcionários em suas diversas atribuições, seria de bom tom buscar nesses funcionários as informações relativas às suas necessidades técnicas e humanas, sendo um evento interno fica fácil realizar uma pesquisa. Entendendo que a empresa também tem seus objetivos no setor específico do evento, então deve-se “casar” o máximo possível estes interesses.

Tome tempo para desenvolver as plataformas de informações e traga os melhores possíveis para orientar neste desenvolvimento, seja meticuloso, inove pedagogicamente, seja inteligente no uso das informações. Nos eventos internos é fatal a exclusão ou inclusão de informações e a substituição por outras não tão pertinentes e que somente ocupam tempo e trazem estresse aos participantes.

A questão tempo pode ser uma armadilha, mas não se iluda, Evento bom não é evento grande, Evento bom é evento que faz sentido não importando o tempo. A capacidade de síntese é uma das fórmulas mais eficazes para eventos internos nos dias de hoje, empresas que não aprendem esta lição terão eventos mornos e irão criar uma cultura do “não vou”.

COMUNICAÇÃO, CONTEÚDO E PESSOAS, falando em linhas gerais!

Vou tecer aqui algumas opiniões sobre eventos recentes onde estive, alguns eventos técnicos, outros informativos, motivacionais, prestação de contas, fusões, homenagens, reconhecimentos, formações, seminários, fóruns, eventos ON LINE, etc.

Um Evento precisa ter a cara de seu público, não é salutar quando as pessoas chegam e não se identificam com o ambiente e as pessoas do evento, não estou falando em ter ou não ambientes com excelência e conforto, mas sobre o acolhimento que se presta, saiba que quanto menos sofisticado o evento, maior a necessidade de acolhimento e informações,  e isso deve ser feito por pessoas da empresa, não por um grupo de atendente contratadas para este fim. As pessoas precisam identificar a recepção com o seu dia a dia. Com imagens, linguagem, símbolos e pessoas familiares.  

No conteúdo do evento, deve-se escolher com muito cuidado o que é relevante ou não, muitas vezes pecamos pelo excesso de informações e comunicadores, alguns membros da equipe ficam constrangidos diante do entusiasmo de sua chefia ou líder de algum setor e acabam cedendo falas e participações, apenas porque não tivemos coragem de dizer NÃO, e, acabamos embolando os temas e repetindo diversas vezes a mesma informação. 

Em um evento técnico onde estive recentemente, em sete horas tivemos quase 4horas gastas em informações repetidas do vídeo institucional e outras sem relevância, fora os coffes, almoço, parada técnica, sobraram pouco mais de 1h30min para questão vivencial técnica, dinâmica técnica, motivação, comportamento e qualidade de vida. E, no topo da fala estava a preocupação da empresa com a vida das pessoas, pode? 

Em outro evento um diretor tomou quase 2h para falar de si mesmo, seu entusiasmo, sua performance, sendo aplaudido de pé por suas secretárias e funcionárias mais próximas, foi inspiradora sua fala, admito, mas nada prático, depois de sua apresentação e um Coffe, tivemos a redução da Palestra técnica de 2h para 1h, e minha Palestra Motivacional e psicossocial com comportamentos essenciais para a atividade prevista para 1h de duração, foi para 25minutos. O Técnico da empresa fornecedora de equipamentos, chamado especialmente  de Santiago no Chile, um especialista, saiu frustrado e desanimado, temendo os acidentes que poderia advir do uso irregular daquele equipamento, e eu não entendi nada. 

Seja sucinto, breve, direto e enfático. Qualquer conteúdo informativo passado desta maneira vai fazer sentido. É inconcebível, por exemplo, que se faça uma “Palestra” para explicar sobre setores específicos da empresa, faça uma breve exposição, com imagens e mensagens diretas, o excesso aqui só pode gerar confusão e dúvidas. Lembre-se, não existe evento grande o bastante para se passar "todas as informações" pergunte-se se cada informação é essencial ou supera as demais. 

"O dito mal dito não deixa nada dito" (Múcio Morais) 

Se vamos falar da empresa, prepare um vídeo institucional bem feito, com a história resumida, imagens fixas ou não bem escolhidas, esclarecedoras e que combine com a narrativa que deverá ter uma linguagem acessível ao público alvo. Destaque a história, a origem e o que a empresa faz agora, seu papel de destaque, competência, prêmios, ISOs, principais personagens, lugares, principais clientes e uma breve descrição do que a empresa é no presente. Isso não deve passar de quatro a cinco minutos. E preferencialmente não precisa de adendos.

Seguindo de uma saudação da diretoria da empresa, se presencial, ótimo, se não for possível faça um vídeo para cada evento, a saudação deve ser bem pessoal, com agradecimento aos colaboradores, sentimento de orgulho e confiança no que se está realizando e novamente, para encerrar, agradecimento e reconhecimento. Com a facilidade que se tem em fazer um vídeo, é indesculpável a diretoria sequer enviar uma saudação nesse  modelo. Mas quem vai cobrar? 

“Não explique a ausência do Presidente, Diretor, Gerente Geral etc.” Apenas mencione que ele enviou uma saudação em vídeo. Simples assim. Especulações não são saudáveis e muitos organizadores explicam demais e acabam expondo situações sensíveis que toda empresa tem.

Comum que alguns coordenadores, chefes, gerentes apareçam no evento, mas eles todos não precisam falar, o evento não é uma “ação entre amigos” a simples presença deles já demonstra a importância do evento. Deixe as pessoas deduzirem ao invés de serem induzidas. Falar da importância da presença desta ou daquela  pessoa em demasia pode parecer uma tentativa de impor a pessoa em um contexto super forçado. Uma venda de vaidade terceirizada e disso ninguém também precisa.

Em um evento recente para uma empresa super parceira, uma Gerente de RH falou tanto sobre um Diretor e seu setor, o quanto eram importantes e queria o bem da empresa, o quanto se devia a ele e sua equipe, o quanto aquela diretoria era próxima dos funcionários, que, o Diretor se levantou constrangido e foi embora do evento. Mais tarde ligou para um dos Encarregados se desculpando pelos excessos da funcionaria e pedindo que fosse dito aos funcionários no Evento que teve que sair, sem maiores detalhes, e, que não considerassem a fala da tal funcionária, fechando, estamos todos trabalhando muito, somos todos iguais, temos todos o mesmo valor. 

As falas de funcionários (não técnicos ou especialistas no tema) graduados ou não, devem ser pequenas, bem pensadas e estritamente necessárias. Diferencie Fala de Palestra, cada uma tem sua função. Gostar de falar não te faz um Palestrante, pelo contrário, o bom Palestrante não gosta tanto de falar mas ele sabe como e o que falar. É um profissional treinado e dificilmente cairá nas armadilhas linguísticas. Sabe brincar com as palavras e fazer inserções certeiras usando Neurolinguística e outras técnicas. Portanto, se não tem treinamento para tal, mesmo que fale bem em público, não confunda, seja objetivo, claro e pertinente. Simples assim.

APRESENTAÇÕES (POWERPOINT E OUTROS);

ATENÇÃO!

Os tópicos no Powerpoint, o conteúdo na sua cabeça.

Observando ao longo dos anos percebo como esta ferramenta é mal utilizada, e, de certa forma costuma “matar” o que se quer expor; Os Excessos de informações trazem uma ilusão de que se estiver lá, então será dito, não é verdade, em média 40% das informações sequer são mencionadas, e, pasmem, mais de 90% dos textos não são lidos, apenas os tópicos e se estiverem em destaque. a maior parte fica no famoso depois eu falo disso, fulano vai falar ou já falou disso (se já falou porque está lá de novo?), isso aqui não é muito importante, isso aqui vamos tratar internamente em outra situação, isso aqui fica para a próxima vez, este desenho aqui já esta ultrapassado vamos mudar na próxima vez, isso aqui é só pra dar uma ideia não vamos ler tudo, e a famosa passadinha “rápida” com alguma desculpa esfarrapada, quando você percebe que abusou na dose de informações, você pensa que está agradando? Acredite, NÃO ESTÁ!  

Há cinco anos estive em um avento cujo slide mestre tinha mais de 20 imagens e cada imagem com um tópico, preciso dizer que o instrutor parecia um atleta exausto após discorrer sobre cada ponto?   

Nesse momento PowerPoint você está sendo desagradável, excedendo seu espaço, desrespeitoso com o público, desrespeitoso com o próximo colega a trazer sua fala ou Palestra, justificando com uma tentativa de minimizar sua grave falha do tipo “Eu falo demais neh pessoal? Adoro falar, todo mundo aqui sabe.” 

Não somos bobos da corte, somos profissionais. Seja profissional no momento do evento também. Eventos sérios exigem comportamento sério, preciso, respeitoso e equilibrado, ser sucinto, discreto e direto faz parte disso.

Eu mesmo já passei por isso muitas vezes tendo que reduzir minha Palestra de maneira decisiva, tirando partes importantes e sendo prejudicado em minha apresentação, não antes de escutar coisas do tipo “IXI” ainda falta ELE neh? Hummm como vamos encaixa-lo agora? Nossa ELE vai ter só vinte minutos? Nossa não sei se vai dar tempo pra ELE! (Obs., Este ELE sou eu escutando a organização do evento, que sequer tem o cuidado de desligar o microfone). E me joga este balde de agua gelada, no momento da Palestra me sinto mais um intruso do que um convidado esperado. 

E ainda, no momento da apresentação, não havia tempo para que a coordenação do evento me apresentasse corretamente, dizendo quem eu sou, minha formação e porque estava ali. Nada, apenas colocam um microfone em minhas mãos e mencionam "ELE não é da empresa não", viu gente? 

APRESENTAR OS PROFISSIONAIS ADEGUADAMENTE VALORIZA O EVENTO E AUMENTA O INTERESSE DO PÚBLICO!

Em todas as apresentações, especialmente com profissionais convidados, faça uma apresentação formal, breve, sem estrelismo, mas com as informações pertinentes à sua presença, diga o porque este profissional foi chamado, mesmo que a público já o tenha visto em outras ocasiões, ao final agradeça e não coloque "rabo" na palestra que acabou de ser feita.   

DE UMA GRANDE EMPRESA A UMA PEQUENA EMPRESA FAMILIAR EM UMA FRASE!

A falta de sensibilidade e cuidado com as palavras faz muito mais nos eventos, por exemplo, costumo ouvir coisas sobre “O Presidente” ou “O Homem” ou “O Diretor” e mencionadas coisas de seu gosto pessoal como, por exemplo, ahhh ele detesta gritos na planta, e o participante está lá escutando e pensando, então ele nos envie uma sugestão para a comunicação fluir aqui. Estes comentários somente dizem aos participantes que você está tentando se mostrar íntimo do presidente ou do homem, não estamos na empresa para satisfazer os gostos de “Sua alteza” mas para realizar um trabalho do qual “Sua alteza” nos contratou confiando em nossa capacidade de realização.  

Existem  normas e processos na empresa, não use as vontades pessoais de quem quer que seja como parâmetro, isso é ridicularizar a empresa e suas práticas. Coloca-la ao nível de uma empresa familiar sem muitos critérios. Na empresa temos normas, processos, tentamos ao máximo respeitar os gostos e entender a diferença cultural e intelectual na diversidade dos colaboradores em todos os níveis. Mantenha a Direção protegida e assim ela se parecerá com uma empresa! Não exponha seus superiores durante os eventos, nunca faça isso, é deselegante, inadequado, causa distanciamento e certamente você não está autorizado a faze-lo. 

Sério? Você não pode ficar? É comum nos eventos aqueles(as) executivos(as) com duas bolsas, dois celulares, vinte pastas, quatro sacolas e um molho de chaves, andando pra todo lado e tentando se informar das coisas, geralmente esta figura tem uma fala, alguma coisa administrativa, trazendo uma novidade, um benefício ou um conceito inovador que certamente ninguém ali poderia viver sem saber. 

Durante a fala uma festa de palavras que demonstram seu despreparo humano e sua crença em sua superioridade, coisas do tipo, EU trouxe isso para VOCÊS, vamos fazer isso para VOCÊS, temos umas coisas aqui pra acontecer, mas VOCÊS saberão logo (é claro que a plebe não pode ter acesso a esse grande mistério), falamos com nossos clientes e trouxemos uns Presentinhos para VOCÊS (Uau quanta generosidade, estamos aqui famintos por isso), e, ao final da fala algo do tipo: Gente preciso sair não vou poder ficar no restante do evento, tenho uma reunião super importante para estar, ótimo evento para todos!  E sai falando com alguns funcionários, apontando coisas, em meio a pastas caindo, celular tocando e bolsa dependurada em um pobre motorista ou segurança atordoado.

O uso do "Para vocês" nesse contexto demonstra sentimento de superioridade por parte de quem fala e traz uma fração de piedade enrustida, os funcionários se sentem como receptores de doações, alvo da generosidade da chefia, coitados. Depure a linguagem antes de falar em público. fale pouco, policie-se, faça mais uso do nós, este é um conselho profissional. 

Alguém acha mesmo que isso teve algum efeito positivo no evento? Este personagem apenas acrescentou um pouco de vaidade pessoal, deu um show de preconceito, nadou no mar da informação inútil e saiu em passo de glória pela imprescindibilidade na empresa, sem minha presença nada acontece! É claro que temos alguns executivos assim, é um mal necessário, mas se eles não podem parar e ficar, interagir, dar ao evento a importância completa, o melhor mesmo é nem aparecer, e, se for aguardado mande um recado lamentado a ausência, é mais elegante, respeitoso e digno de compreensão, afinal ninguém sabe o porque.

Há alguns dias fiz uma Palestra em uma Prefeitura, falei para o pessoal de todas as secretarias (Saúde, Educação, Turismo, Cultura etc...). E, aos 15minutos exatos da Palestra o Prefeito saiu a francesa, bem sorrateiramente, continuei meu trabalho e fui bem sucedido. A Secretária do Prefeito subiu ao palco para fechar o evento e disse: Pois é pessoal, a Palestra foi ótima, pena que o "Prefeito" não fica. Ele não fica mesmo! Imagine isso, já virou uma característica pessoal.

Eventos precisam de pessoas comprometidas, a turma da passadinha não acrescenta quase nada, pelo contrário, gera sentimentos inadequados. Uma questão para cada membro da equipe e agregados é: Você pode se comprometer 100% com o evento? Se não é possível, deixe pra quem pode!

EM NOSSAS FALAS TEMOS SEMPRE UMA VERDADE EMBUTIDA, ESCODIDA, E, MESMO QUE NÃO TENHAMOS, as pessoas interpretam nossa fala e a comunicação acontece de maneira inversa a intenção original. Cuidado ao falar. 

AS FRASES QUE MARCAM                           SIGNIFICADO QUE FICA

Tenho algo para fazer e não posso ficar	Esse evento é só pra a ralé!
Gostaria de ficar até o final	Ele(a) vai pra Piscina com a família
Todo mundo sabe que falo demais	É, e pensa que meu ouvido é o que?
Hoje tem presente	Vamos pagar pra ver o que será desta vez
Eu não tinha nada pra falar mas vim falar alguma coisa pra vocês!	Somos imbecis, qualquer coisa que falar já serve! Porque se preparar?
Vou ler aqui no Power Point	Se você vai ler então eu posso dar uma saída e pegar uma cópia do PowerPoint pra ler em casa;
Este slide está aqui, mas não é pra nada, só pra mostrar!	Não sei como seria minha vida sem ver este slide.
Este Slide “Fulano” já falou sobre ele!	Então porque está aí de novo?
Vou terminar rapidinho;	Já percebeu que está chato neh?
A “Empresa” quer fazer muito por você!	UAI, mas a empresa não somos nós?
Este documento está desatualizado, só trouxe pra vocês verem!	Sério?
Vamos fazer um Cocktail vocês todos estão convidados!	UAI, mas nós somos os anfitriões do evento, ou não somos a Empresa?
Meu setor tem estas funções!	Você está pensando em me chamar pra lá?
Agradecemos sua presença aqui!	Quem “agradecemos”; você?
Isso não é importante, é só pra vocês saberem!	Sério isso?
Dá próxima vez vamos ver se conseguimos atualizar este Painel...	Porque da próxima? Este evento não tem esta importância? Porque não fizeram agora?
Vamos ver se nos próximos eventos a gente consegue tal coisa!	Quantos eventos vocês já fizeram?
Com perdão da palavra mas isso é uma “M”	Se precisa se desculpar, porque falou?
Desculpe pessoal, errei aqui, não deu pra ensaiar antes, saímos apressado para cá!	Sério isso? Eu posso agir da mesma forma em meu setor? Esta desculpa me demitiria e você?
O Melhor está para o final.	Então vamos logo para o final
A Diretoria da empresa está muito preocupada com a vida de vocês!	Fala sério! E Nenhum deles pode vir aqui? Nem um videozinho? Uma carta? Um E-mail...
Esperamos fazer outro evento melhor ainda no ano que vem!	Tomara!
Se for possível, ano que vem o nosso Gerente virá!	kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk

Este show de horror não é tão incomum, muitas empresas de grande porte cometem quase todos estes erros ao mesmo tempo, no mesmo evento, acreditem por absoluta falta de firmeza na organização, constrangimentos de superiores, vaidade e resistência a questões que vão tirar alguns do foco. Imagine um Técnico de Segurança dizendo a sua diretoria, gerência ou gestores de outros setores que sua presença ou fala não é necessária ou não acrescenta. 

Esta é uma pequena coletânea de frases e suas quase imediatas repercussões, é obvio que jamais conseguiremos a perfeição neste ou em outro setor, mas muitos erros grosseiros e óbvios podem ser evitados, leia os outros artigos e tenha uma imagem crítica mais ampliada.

A PARTE MAIS TRISTE OU MAIS FELIZ, DEPENDE DO RESULTADO!

O Evento era uma SIPAT, a empresa era uma das mais bem sucedidas em Segurança do Trabalhador, a região é São Paulo, o ano marcava 70 Anos da empresa, tudo preparado para se mostrar que o grande patrimônio daquela empresa eram "As Pessoas" e, pelo espírito do diretor presidente, era mesmo verdade, um grande ser humano. 

Estávamos todos no evento, cometeram todos os erros possíveis, a parte técnica quase não existiu, exceto por dois engenheiros que se esforçaram em falar sobre Prevenção, segurança do trabalho ppra pcmso NR 7. Protocolos de segurança. Mapa de risco. Análise de risco psicossocial. Serviços prevenção prl nom 035. Avaliação psicossocial. E por ai a coisa andando, interagindo bem com os funcionários, a turma entusiasmada, mas a organização avisou que o tempo tinha acabado, pode? O Motivo do evento só teve pouco mais de 1hora, na interação diversos funcionário operacionais e líderes demonstraram que não estavam preparados, não responderam a perguntas simples, obviamente precisavam de mais informações e trabalho pedagógico dos técnicos, mas não havia tempo, o evento foi recheado dos erros que menciono neste artigo, teve de tudo, menos uma ação pedagógica intensa e séria, aqueles líderes voltaram para a obra quase do jeito que chegaram. Isso é o mais triste. A Parte técnica e humana foram abafadas pelas intermináveis falas gerenciais, administrativas e conceituais, também importantes, mas inadequadas para aquele evento. 

Este é um ponto crítico no evento, geralmente utilizamos aquele formulário clássico que oferece opções como Ótimo - Bom - Regular - Ruim e oferecemos questões para serem avaliadas, Palestrante - Ambiente - Conteúdo - Horário - enfim... Esta avaliação é interessante, mas não tem profundidade, uma empresa, c minha cliente há mais de 20 anos, resolveu fazer avaliação por meio de um comitê formado por pessoas que estavam no evento, uma reunião com um "instigador" que oferecia proposições e as discutia, nesse ambiente neutro, apareciam as verdadeiras opiniões, e assim, aquela empresa evoluiu não somente em eventos, mas em diversas situações como treinamentos, acolhimento dos novos colaboradores, integração profissional, banco de técnicos. 

Outro modelo interessante que presenciei em um evento, um membro da equipe tomou a frente e guiou a avaliação, pediu sinceridade e explicou que o objetivo era melhorar, ele instigou, sugeriu, deixou as pessoas a vontade para críticas, e, ao final ainda passou um e-mail para o qual as pessoas poderiam enviar críticas e sugestões,  enfim... Não acredite muito nesta avaliação do momento, ela não é profunda e carece de senso crítico real. Além disso, porque criticar? Deixa a vida me levar. 

Estava saindo de um Workshop no Norte do Brasil, um pool de empresas com um evento em comum, foi um bom evento, bem organizado e com plataformas bem definidas, um sentido de organização muito bom, mas, saindo com as pessoas, entrei no ônibus que nos levaria até o pátio da empresa sede, e no ônibus, após me enturmar e deixar as pessoas seguras de que eu não pertencia ao quadro de funcionários, comecei a escutar as críticas, e eram muitas, que obviamente não apareceram no formulário de avaliação, os funcionários alí mostravam o que realmente pensavam sobre diversos momentos, então, não se iluda com a avaliação em loco, especialmente porque avaliações fechadas não estimula o senso crítico.  

A BALANÇA DO BOM SENSO E DA COMPAIXÃO

Uma das capacidades essenciais para se trabalhar em equipe é a capacidade de ver o melhor nos outros, de entender que as intensões, na maior parte das vezes, é a melhor possível, cada um, mesmo cometendo erros e as vezes erros graves, tem uma sentimento e intensões de servir. Somos do bem! É preciso ver as pessoas com compaixão e boa vontade, este valor humano é a essência da felicidade, especialmente considerando que somos todos falhos e diferentes. Erramos no evento? Cada um assuma sua responsabilidade, sua mancada, seu mico e bola pra frente, vamos corrigir, refazer, rever nossos conceitos e práticas, chamar um consultor da área, pedir ajuda a profissionais mais experientes, enfim, tratar a questão com muita   h u m i l d a d e,  s i m p l i c i d a d e   e   r e s p e i t o  a todos. A questão não é mudar as pessoas, mas que as pessoas mudem de atitude.

Fico por aqui, forte Abraço!

Múcio Morais

CONTRATE MÚCIO MORAIS PARA ORIENTAR SUA EQUIPE DE EVENTOS! WhatsApp 031 99389-7951